منصة مؤسسية موحدة
لإدارة جميع مراحل المستند داخل بيئة رقمية واحدة.
ديوان منصة ذكية لإدارة المستندات، تساعد الجهات الحكومية والشركات الخاصة على تنظيم الملفات، وإدارة الصلاحيات، وتسريع الموافقات، وتتبع الإصدارات، وإدارة التوقيعات والأرشفة من مكان واحد.
تم تطوير ديوان لمعالجة التحديات التي تواجه المؤسسات عند إدارة ملفاتها من خلال مجلدات متفرقة، وبريد إلكتروني، ونسخ متعددة، وإجراءات يدوية يصعب تتبعها.
تعتمد الكثير من المؤسسات على أكثر من وسيلة لحفظ المستندات ومراجعتها واعتمادها، مما يجعل الوصول إلى النسخة الصحيحة وتتبع الإجراءات ومعرفة المسؤول عن كل مرحلة أكثر صعوبة.
توزيع المستندات بين أجهزة المستخدمين والمجلدات والبريد الإلكتروني ومواقع تخزين مختلفة.
تداول نسخ مختلفة من المستند نفسه دون وضوح النسخة الأحدث أو النسخة التي تم اعتمادها.
الاعتماد على المتابعة اليدوية لمعرفة المرحلة الحالية والأشخاص المطلوب منهم اتخاذ الإجراء.
صعوبة معرفة من عرض المستند أو عدّله أو حمّله أو شاركه أو اعتمده خلال دورة العمل.
هذه التحديات لا تؤثر فقط على سرعة العمل، بل تزيد أيضًا من مخاطر فقدان المستندات، وتضارب النسخ، والوصول غير المنظم إلى الملفات الحساسة.
يجمع ديوان المستندات والإجراءات والصلاحيات داخل منظومة مؤسسية واحدة، تبدأ من رفع الملف وتنظيمه، وتمر بالمراجعة والاعتماد والتوقيع، وتنتهي بالأرشفة وفق السياسات المعتمدة.
بدلًا من انتقال المستند بين البريد الإلكتروني والمجلدات والأجهزة، يصبح لكل ملف مسار واضح وحالة محددة وسجل يمكن تتبعه.
إضافة المستند إلى المنصة وربطه بنوع الملف والإدارة والبيانات التعريفية المناسبة.
تنظيم المستندات داخل مجلدات وتصنيفات واضحة لتسهيل الوصول إليها وإدارتها.
تمرير المستند عبر مسارات مراجعة واعتماد محددة وفق نوعه والإدارة المسؤولة عنه.
إرسال المستند للتوقيع، وحفظ الإصدارات، وتحديد النسخة النهائية المعتمدة.
أرشفة المستند وتطبيق سياسة الاحتفاظ المناسبة مع استمرار التحكم في الوصول إليه.
يساعد ديوان المؤسسات على تحسين طريقة إدارة الملفات والإجراءات، من خلال توحيد المستندات، ووضوح المسؤوليات، وتسريع المراجعات، وتطبيق الصلاحيات والسياسات داخل منظومة رقمية واحدة.
يجمع ديوان المستندات والصلاحيات والموافقات والإصدارات والتوقيعات والأرشفة داخل بيئة واحدة، بما يساعد الفرق على العمل بطريقة أكثر تنظيمًا، ويمنح الإدارة رؤية أوضح لحالة المستند والإجراء في كل مرحلة.
تنظيم المستندات والبيانات التعريفية والبحث داخل المحتوى يساعد المستخدمين على الوصول إلى الملف المطلوب بسهولة.
معرفة المرحلة الحالية للمستند والمسؤول عن الإجراء وما إذا كان المستند قيد المراجعة أو الاعتماد.
حفظ النسخ السابقة وتحديد الإصدار الأخير والنسخة المعتمدة يقلل الاعتماد على ملفات متعددة وغير واضحة.
صلاحيات دقيقة وتصنيف أمني وطلبات وصول منظمة تساعد المؤسسة على التحكم في الملفات الحساسة.
تسجيل عمليات العرض والتعديل والتحميل والمشاركة والاعتماد يسهّل المراجعة والمتابعة.
تطبيق سياسات الأرشفة والاحتفاظ والتجميد القانوني وفق نوع المستند واحتياجات المؤسسة.
الوصول بسهولة إلى الملفات، ومعرفة الإجراءات المطلوبة، والعمل على النسخة الصحيحة.
متابعة حالات المستندات والموافقات والأنشطة من خلال معلومات وتقارير منظمة.
توحيد إدارة المستندات والإجراءات والسياسات داخل منظومة قابلة للتخصيص والتوسع.
يناسب ديوان الجهات والمؤسسات التي تتعامل يوميًا مع حجم كبير من المستندات، وتحتاج إلى تنظيم الملفات، وتحديد الصلاحيات، وتسريع المراجعات والموافقات داخل بيئة رقمية واحدة.
يساعد ديوان الجهات الحكومية على تنظيم المراسلات، والقرارات، والسجلات، والوثائق الرسمية، مع تطبيق الصلاحيات ومسارات الاعتماد وسياسات الأرشفة.
يمنح ديوان الشركات مساحة موحدة لإدارة العقود، والفواتير، وملفات الموظفين، ومستندات المشاريع، وربط الإجراءات بين الإدارات والفروع.
إدارة العقود والمذكرات والوثائق القانونية والإصدارات والتوقيعات.
تنظيم الفواتير والمرفقات المالية ومسارات المراجعة والاعتماد.
إدارة ملفات الموظفين والعقود والقرارات والمستندات الإدارية.
تنظيم ملفات المشاريع والمراسلات والتقارير والاعتمادات المرتبطة بها.
إدارة الصلاحيات والمستخدمين وإعدادات النظام ومتابعة الأنشطة.
متابعة حالات المستندات والموافقات والتقارير لدعم اتخاذ القرار.
يساعد ديوان فرق العمل على فهم محتوى المستندات والوصول إلى المعلومات المهمة وتنظيم الملفات بصورة أكثر كفاءة، مع الحفاظ على سياسات المؤسسة وصلاحيات المستخدمين.
لا تتوقف إدارة المستندات عند حفظ الملف داخل مجلد، بل تشمل القدرة على البحث في محتواه، واستخراج المعلومات، وفهم النقاط الرئيسية، وربطه بالتصنيف والمسار المناسب.
استكشف ذكاء ديوانالهدف هو تقليل الوقت المستغرق في البحث والمراجعة، ومساعدة المستخدم على الوصول إلى المعلومة الصحيحة داخل المستند المطلوب.
الوصول إلى الملفات والمعلومات باستخدام الكلمات أو المعنى والسياق، بدل الاعتماد على اسم الملف فقط.
عرض النقاط الرئيسية داخل العقود والتقارير والسياسات لمساعدة المستخدم على بدء المراجعة بسرعة.
البحث عن إجابة مرتبطة بمحتوى الملف بدل مراجعة جميع صفحاته للوصول إلى معلومة محددة.
اقتراح نوع المستند أو تصنيفه والمجلد المناسب بناءً على المحتوى، مع بقاء القرار النهائي للمستخدم.
استخدام OCR لتحويل المستندات المصورة إلى محتوى يمكن البحث داخله وإدارته ضمن المستودع الرقمي.
يتم استخدام هذه الأدوات إلى جانب التصنيفات والصلاحيات ومسارات المراجعة والاعتماد وسياسات الأرشفة داخل ديوان.
إنشاء مستندات من قوالب موحدة تتناسب مع احتياجات وإجراءات المؤسسة.
ربط المستند الرقمي بنسخته المطبوعة وتسهيل الوصول إلى الملف داخل النظام.
تظهر المستندات والمعلومات للمستخدم وفق صلاحياته ودوره داخل المؤسسة.